Zamanı İyi Yönetmek için 10 Etkili Yöntem

Projeler, toplantılar, üzerinize atanan işler. Bir türlü bitmeyen işler ve yetmeyen zaman. Artık hepimiz gerçekten terimin tam anlamı ile zamana karşı yarışıyoruz. Hepimiz çokça keşke gün 25 saat olsa idi diye içimizden geçişmişizdir. Aslında gerçek ihtiyacımız olan günün 25 saat olması değil gerçek ihtiyacımız zamanı iyi yönetmek.

Vakit nakittir sözünün tam anlamını karşıladığı günlerden geçiyoruz artık. Verimlilik en öncelikli konularımızın başına da oturmuş durumda. İlgi dağıtacak çok fazla tetikleyici mevcut. İş ve eğlence arasında denge kurabilmek için zamanı doğru ve iyi bir şekilde yönetmek zorundayız. Sürekli çalışmak mümkün olmadığı gibi zamanı ve enerji emici eğlence araçlarına da yönelmek mantıklı değil. Zamanı iyi yönetmek, önemli şeyleri önceliklendirerek önemli şeylere zaman ayırmanıza yardımcı olacak 10 etkili zaman yönetimi tekniğini inceledik.

1. Pomodoro Tekniği

1980’li yılların snunda Francesco Cirillo tarafından geliştirilen Pomodoro Tekniği, işin kısa aralar ile aralıklara parçalanması ile tamamlanması fikrine odaklanmaktadır. Tekniğin temelinde 25 dakika tam motivasyon ile çalışmak bu çalışmanın sonrasında 5 dk dinlenmek var. Cirillo muhtemelen domates şeklinde bir zamanlayıcı kullandığından olsa gerek; bu her 25 dklık çalışma periyotlarına İtalyanca domates anlamına gelen Pomodoro denilmektedir. 4 Pomodorodan sonra 15-20 dakikalık daha uzun bir ara verebilirsiniz. Burada unutulmaması gereken ise Pomodoro boyunca hiçbir şey çalışmayı bölmemeli ve kesintiye uğratmamalıdır.

Bu tekniğin arkasında felsefe aslında çok basittir. Sık verilen molalar zihinsel çevikliği artırır, yeni pomodoroda yapılacak işlerin üstesinden gelmeye hazır yenilenmiş şekilde başlarsınız. Daha da önemlisi, bu süreç boyunca dikkat dağıtıcı facebook, twitter gibi etmenlerden kendinizi izole etmiş oluyorsunuz. Pomodoro sayesinde dikkat dağıtıcı unsurları beklemeye zorlar, böylece sadece işinize odaklanmış olursunuz. Bu sayede işin yapılmasında daha yüksek üretkenlik anlamına gelir ve daha sonra istediğiniz işleri yapmak için de daha fazla zamanınız kalmaktadır.

2. İş Bitirici Metodu (Getting Things Done – GTD)

‍

David Allen tarafından geliştirilen GTD metodu kullanıcı yapacağı işlerin tamamen yazılı hale getirmesini, daha sonra da küçük parçalara ayırmasını sağlayarak başlar. Listede yer alan en küçük işlerden başlayarak bitmesi sağlanır. Daha büyük görevlerin tamamlanması için de küçük görevlere bölünmesi prensibine dayanır.

Bu yöntem dikkatlerin hatırlamak yerine doğrudan yapılacak işe odaklar. Topla, İşle, Organize et, Gözden Geçir ve Yap fazları ile özetlenebilir. Yapılacak işlerin listelenmesi, benzer işlerin bir araya toplanarak kolayca yönetilmesine olanak tanır. Bu sayede çok fazla iş kalemi olması görünümünden uzaklaşarak işlerin bitmesi konusunda endişeyi de azaltır. GTD bu sayede öncelikle zamanınızı daha iyi yönetmeyi sağlar. Bu tekniğin detaylı anlatımını bu adreste bulabilirsiniz.

3. Önemli-Acil Matrisi

Stephen Covey’in “The Seven Habits of Highly Effective People” adlı kitabı ile popüler hale gelen bu teknik kullanıcılarının zamanlarını efektif bir şekilde kullanmasına yardımcı oluyor. Bu teknikte yukarıda yer alan resimde görüldüğü gibi 2×2 boyutunda bir matris kullanılıyor. Yatay eksende işlerin aciliyeti, düşey eksende ise işlerin önemi yer alıyor. Bu sayede işlerinizi dört sınıfa ayırmış oluyorsunuz. 1 – önemli acil, 2- önemli acil değil, 3- önemsiz acil, 4-hem önemsiz hem acil değil.

Bu durumda doğal olarak, önemli ve acil işleri aradan çıkarmak durumundayız. Bundan sonra zamanı doğru bir şekilde işleri sıraya koyma şansına sahibiz. Bundan sonra önemli ve odaklanılması gereken alan önemli ve acil olmayan işlerdir. Bu kısmı ihmal etmemek çok değerlidir.

4. Zamanı İyi Yönetmek için Etkili bir Yöntem : Pareto Analizi

Pareto analizi 80-20 kuralı olarak da isimlendirilir. Bu prensibe göre işlerinizin % 80’si zamanınızın % 20’sini alacaktır. İşlerin geri kalan % 20’si ise % 80 oranında tamamlanacaktır. Başka bir şekilde ifade etmek gerekirse; zamanınızın sadece % 20’si ile işlerinizi % 80 başarı oranı ile tamamlayabilirsiniz. Bu sayede işlerinizi organize ederek, üretkenliğinizi arttırabilirsiniz.

5. Hızlı Planlama Yöntemi (Rapid Planning Method – RPM)

Anthony Robbins tarafından geliştirilen Hızlı Planlama Yöntemi gerçekten önemli olana konulara odaklanmanıza neden olarak düşüncelerinizi dönüştürmeyi amaçlamaktadır. Bunu yaparken esnek bir plan oluşturmanız gerekmektedir. Gerçek ilerleme ile yapılacak listenizdeki işleri kontrol etmek arasında bir ayrım yapar. RPM özünde sadece bir zaman yönetiminden daha fazlasını hedeflemekte ve kişisel doyumu teşvik etmektedir.

Daha fazla bilgi için bu videoyu izleyebilirsiniz.

6. 168 Saat

168 bir hafta içinde yer alan saat sayısıdır. Yazar Laura Vanderkam, bu 168 saati dikkate alarak haftalık programlar yapılmasını öneriyor. Yapılacak işlerin önceliklerine uygun olarak bu zamanı yeniden düzenlenmesinin ve yanlış yerleştirilmiş önceliklerinden ve bahanelerden kaynaklanan zamanın kötü kullanımından kaçınmaz gerektiğini belirtiyor.

Yazar, aslında düşündüğümüzden daha fazla zamanımızın olduğunu ve düşündüğümüz birçok şeyi yapmak için gerekli düzenlemeyi yapmak için zaman ayırmadığımızı belirtiyor. 168 saat yukarıda belirttiğimiz üzere dikkate alınması gereken bir yöntem olarak karşımıza çıkıyor.

7. Hemen Şimdi Yap

‍Self-Help kitabının yazarı, motivasyon konuşmacısı Steve Pavlina tüm konuşmalarında “Hemen Şimdi Yap” felsefesini savunuyor. Ne zaman birşeyler yapmanız gerektiğini bildiğiniz zaman, bu işi yapmak için bahaneler uydurup tembellik yaptığınızda “ Hemen Şimdi Yap” düsturuna uygun olarak hareket edilmesi gerektiğini savunuyor.

Yazar Pavlina, işleri ertelemenin hali hazırda ekstra maliyeti olduğunu da açıklıyor. Çünkü yapmak yerine ne yapmak zorunda olduğumuzu düşünmek için zihinsel olarak daha fazla zaman harcanıyor. Ayrıca ister büyük, ister küçük olsun karar vermek için 60 saniyelik bir kuralla yaşıyor.

8. Yarın Yap

Steve Pavlina’nın aksine Mark Forster’ın “Yarın Yap ve Zaman Yönetiminin Diğer Sırları” kitabında mevcut zaman yönetimi konularına meydan okuyor. Mark Foster bir görevi üstlenip tamamen odaklanmayı tavsiye ederken, geri kalan tüm iş ve görevleri görmezden gelmeyi savunuyor. Bu felsefenin arkasındaki mantık ise bir işle meşgulken 2 zihnimizin olması. Rasyonel ve reaktif. Rasyonel doğası gereği, görevinizi yapmaya odaklandığınızda ortaya çıkar ancak, kesintilerle uğraşırken reaktiftir. Bir işle meşgulken başka bir işle meşgul olmaya kalktığınızda sadece normal bir kesinti olmaz aynı zamanda 2 zihin doğası arası geçişe sebep olduğunuzdan dolayı da zaman kaybedersiniz.

Bu nedenle yazar, yarın yapılması gereken şeyleri yarın yapılacak listesine koymanızı ve bu listede yer alan işleri o zaman yapmanızı öneriyor.

9. Eat that Frog‍‍

Brian Tracy tarafından gündeme gelen “Eat that Frog” Mark Twain’den gelmektedir. Mark Twain bir keresinde sabah ilk yaptığınız iş canlı bir kurbağa yemek olursa, günün geri kalanını daha kötü bir şey olamayacağını bilerek geçirebileceğinizi dile getirmişti. Bu en önemli işinizi ilk önce yapmalısınız demektir. Öncelikle en önemli işi yaptığınızı bilmek günün geri kalanını daha iyi kullanmanızı sağlayacak ve size güven verecektir. Yani kurbağayı yiyin.

10. Caffeine Nap Tekniği – Kafein Şekerlemesi

Bu teknik tam olarak bir zamanı iyi yönetmek için bir zaman yönetimi sistemi olmasa da size tazelenmiş hissi veren bir yapıya sahip. Kafein Şekerlemesi‘ ile 15 dakikalık bir şekerleme ile içeceğiniz 1 fincan kahvenin etkisini uzatmak.

Loughborough Üniversitesi‘nde uzun yol şöförlerinin uykusuzluğuna çözüm aranırken bulunan bir yöntem olan kafein şekerlemesinin uygulanması da zor değildir.

Bu kolay yöntem için bir fincan kahve ve 15 dakika kesintisiz uyku imkanı sunan bir ortam sağlamanız yeterlidir. Uyuma sürenizin 15 dakika olması gerekmekte, ne eksik ne de daha fazla. Bu yüzden kahvenizi içtikten hemen sonra uykuya dalmak için 1-2 dakika daha ekleyerek saatinizi kurun ve yatın. Uyandığınızda kendinizi sadece kestirmiş ya da sadece kahve içmiş birine göre çok daha uzun süre uyanık hissedebileceksiniz.

Kişisel swot analizi örnekleri adlı makalemiz ile zaman yönetimini bu analiz içerisinde kullanabilirsiniz.